磁気テープ等保管（株）赤井産業（旧：（株）ワンビシアーカイブズ）は、 ９月５日開催の株主総会において解散を決議し、東京地裁に特別清算を申請、 １０月８日に同地裁より特別清算開始決定を受けていたことが判明した。 負債は288億3700万円

ワンビシアーカイブズのトランクルーム事業は、本年４月、野村ホールディ ングスと東京海上保険の子会社を通じて買収が行われ、社名を変えることな く新会社として事業が継続されているが、こうした再建型私的整理が成立する 例は極めて少なく、財務状況が悪化しているトランクルーム業者のすべてに、 今後あてはまるケースとは考えにくい。

物流倉庫を本業とした業者が、厳しい経営状態を背景に、副業として立ち上げるケースが増えているトランクルーム業界だが、機密文書を筆頭に広範なデー タを預ける以上、業者選定の際には、設備やサービスはもとより、健全な財務 状況かどうかを確認することも重要な条件ではないだろうか？

先日某お取引先において、“保護（まもる）くんデータプロテクター”の新規設置作業時に、移動中のシュレッダーが誤作動をおこし、弊社サービスプロモーターが着用するネクタイが２０センチにわたり巻き込まれ、破砕されるという事件（？）が起こった。

予期せぬ事態に見舞われたサービスプロモーターは、当時を振り返り、「一瞬何ごとがおこったかと思いました。引き込まれる力は想像していたより強く、顔がシュレッダーに近づいたときはサスガに恐怖を感じました。」と、少々興奮気味に語った。また、同行していた営業担当者も、「今では笑い話になっていますが、起こった直後は、現場が一瞬氷つきました。お客様でなかったことがせめてもの救いです。」と、噂でよく聞く話が目の前で起こったことに、驚きを隠せない様子だった。

何の危機感も無く使用されているシュレッダーだが、安全対策が施されているとは言え、高出力のモーターと、巨大な金属刃が組み込まれていることに変わりは無い。メンテナンスも含め、安直な気持ちで接することは、大きな事故につながる可能性があることを、再認識する必要があるのではないだろうか。

バグダッドの陥落が報じられた4月9日の翌朝、多くの報道陣がカメラを構える港区赤坂のイラク大使館前には、大量のシュレッダー屑で満杯になったゴミ袋が積まれた。

廃棄のため積み重ねられたシュレッダー屑は家庭ゴミでも使われる45リットル入りのものが18袋、同大使館は開戦直前頃より頻繁に同様のシュレッダー屑を出してきたが、ここまで大量に排出したのは初めてのこと。弊社社員が現場で確認したところ、シュレッダー屑は細切り状のものと粉砕タイプの２種類が捨てられていたことから、Ａ４サイズの文書にして2万枚以上の書類を２機のシュレッダーをほぼ終日使用して機密抹消にあたっていたことは間違いない。

旧来、戦争末期に敗戦国の主要機関が文書を機密抹消する手段は焼却であったが、近代都市においてはそれもままならない。敗れたとはいえ一国を代表する人間が、１日の大半をシュレッダー処理する姿は、哀れとしか言いようがない。

日本経済新聞によると、三井住友海上火災保険は、2004年までかけて、保険契約の申し込みから保険料の受け取りに関して、ネットを活用したデータ処理の新しいシステムを順次構築する。

保険業界の事務処理は、紙の書類に頼る手作業が大半を占め、契約者から販売代理店、支社、事務センターを経て本社にいたる方法は、数十年変わっておらず、個々の作業においてミスを減らしたり、スピードアップがはかられたものの、収納業務に代表される事務作業の効率化に関しては、ここ数年他の業界と比較しても遅れをとっていた。

当社独自の調査でも、本社単位の文書保有量は従業員一人当たりで、製造業やその他のサービス業と比較して2.5倍〜3.5倍という高い数値で推移している。これらは契約期間の長い保険という商品の特性や、法律的な問題もからんでいるため、一概に事務効率が悪いからという理由でくくってしまうわけにはいかないものの、データの重複打ち出しや出力ミスが頻繁に起こっているのも事実だ。

経営統合が進む損保業界では、人材削減によるリストラが限界を迎えつつある一方、間接業務のアウトソーシングなど、事務効率の改善に手をつけていない部分が残されている。残された人員一人一人の事務作業に抜本的な効率化をはからない限り、充分な統合の効果は得られそうにない。

財団法人滋賀県産業支援プラザが、県内に本社機能を有する中小企業1,000社に対して行った「滋賀県内中小企業の情報化に関する実態調査」の報告によると、既に96.6%の企業がパソコンを導入しており、社内情報ネットワークと接続して活用する企業は、前回の調査結果26.0%に対して52.7%と、２倍増という高い伸び率を見せた。

一方、コンピュータ導入済みの企業で、導入により業務や組織のあり方をどのように変えたのかという設問に対しては、「業務の管理方法を改善した」（56.4%）、「伝票や書類を減らしペーパーレス化を進めた」（34.0%％）、「従来どおりで変わらない」（24.7%）という回答で、中小企業のIT化が高度なOA（オフィスオ−トメーション）化の域を出ていない現状を如実にあらわしている。

一般的に、事務部門において、パソコン・多機能電話などの電子機器を使って、事務作業の効率化や生産性の向上を目指すためのOA（オフィスオ−トメーション）化は、導入後短時間で効果が現れるが、経営やFA（ファクトリーオートメーション）分野など、単にオフィス内の作業効率向上を目指すだけでなく、工場、営業所、仕入先を含めた広範囲に効率化を求めるIT（情報技術）化は、費用の発生からその効果が現れるのに相応の時間を要すると言われている。中小企業が本格的なIT化に足を踏み入れるには、投資に対する即効性が今後の鍵となりそうだ。

情報セキュリティーへの取り組みに積極的な企業が増える一方で、シュレッダーの販売が伸び悩んでいる。

大手シュレッダーメーカーによるシュレッダーの販売台数が、大、中、小型のいずれも前年対比２割減と、大幅に下げていることがわかった。

特に大、中型シュレッダーは金融機関が主要取引先だが、折からの予算縮小のあおりを受け、２割以上の販売減と言う結果となった。

文書からの情報漏洩を防ぐためのツールとして一般化していたシュレッダーだが、間接業務を極力社外へアウトソーシングしようとする企業の思惑と、オフィスから発生するゴミの削減という環境配慮への時代の潮流に適合しなくなってきており、今後も苦しい展開となることが予想される。

東京都は、工事・物品などの競争入札参加資格申請を、都庁での受付方式から、インターネットを利用した申請方式に変更する。2万4000の事業者が電子申請の対象となり、自治体で最大規模となる。

これまで、競争入札の参加資格の申請を行うためには、都庁を訪問し、対面審査を受けるまで長時間待つ必要があったが、今後は、会社又は個人のパソコンから必要事項を入力するだけで済むようになる。また、継続して申請する場合、すでに登録されているデータを利用するため、会社名、所在地等の基本項目に関しては、変更がなければ入力が不必要となる。都では、これら申請の電子化に加えて、審査のための提出種類を大幅に削減する。

登録業者にとっては便利な方法だが、工事、物品を機軸とした科目については、相変わらず旧来のままで、サービス業においてもおおよそ民間では聞かなくなった業務委託と役務の提供は、線引きをされたままの状態だ。

ハードやシステムだけではなくカテゴリーについても時代に適合したものへ合理化すべき時期に来ているのではないだろうか？

以前は大きく需要のあった「ファイリング」だが、企業におけるパソコンの普及率が９０％を越えたことによって、官公庁向けに大量の文書を提出する必要のある一部企業を除いて、書類を扱う旧来型の需要は、データ入力や、データ管理業務にシフトしていることが、日本経済新聞の調査であきらかになった。

ただ根強い需要があることも事実で、一般事務職に分類されている業務の多くがファイリングに電話対応やＯＡ機器操作を組み合わせたものとして定着しているとのこと。

加えてパソコンの多用による視力低下等が、労災認定の対象となることを懸念して、一部金融機関等すべての文書の電子化に否定的な企業も多いことから、需要は横ばいの状況が当分続くものと推測される。

文書管理は、業務上社内で必要な場合以外にも、社外から提出の要請があるとき、必要な書類が即座に閲覧又は提出できる必要があります。ご存じのように法定保存文書として定義付けられる文書については、それぞれ保存根拠法令により、期間が定められていますが、こうした一覧表はコピーしておいても普段見る物ではないので紛失しがち。ネットでもいろいろ紹介されていますので、ご紹介します。